Datenschutzinformation / Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die Flachglas MarkenKreis GmbH, Ludwig-Erhard-Straße 16, 45891 Gelsenkirchen, vertreten durch die Geschäftsführer Michael Scheer und Karsten Ollesch. Kontakt: Telefon (02 09) 9 13 29-0, Telefax (02 09) 9 13 29-29, E-Mail: info@flachglas-markenkreis.de. Eingetragen im Handelsregister beim Amtsgericht Gelsenkirchen unter HRB Nr. 2740.
2. Datenschutzbeauftragter / Datenschutzverantwortung
Nach der derzeitigen Website-Datenschutzerklärung muss die Flachglas MarkenKreis GmbH keinen Datenschutzbeauftragten bestellen; verantwortlich für den Datenschutz ist die Geschäftsführung. Sollte aufgrund neuer digitaler Geschäftsmodelle, umfangreicher Plattformverarbeitung, besonderer Datenkategorien, systematischer Überwachung oder anderer gesetzlicher Gründe künftig eine Bestellpflicht entstehen, ist dieser Abschnitt vor Veröffentlichung anzupassen.
3. Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webseiten der Flachglas MarkenKreis GmbH, Online-Formulare, interne Bereiche, Newsletter, Kontakt- und Informationsanfragen, Buchungen der GlasAkademie, WebSeminare, Präsenz- und Inhouse-Schulungen, digitale Lern- und Wissensangebote, Nutzerkonten, Pilot- und Testzugänge, Support, Produktdemonstrationen sowie digitale bzw. KI-gestützte Angebote unter Nexmaster.ai
4. Datenschutzrechtliche Rollen
Wir handeln als Verantwortlicher, soweit wir personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten, insbesondere für Betrieb und Optimierung unserer Website, Bearbeitung von Kontaktanfragen, Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Teilnehmerverwaltung, Abrechnung, Kundenkommunikation, Newsletter, Marketingkommunikation, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Produktverbesserung, Nachweis von Geschäftsvorgängen sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.
Soweit Kunden personenbezogene Daten eigener Mitarbeiter, Geschäftspartner, Projektbeteiligter oder sonstiger Personen in eine Plattform, einen KI-Assistenten, ein digitales Schulungsangebot oder einen Supportprozess eingeben und wir diese Daten ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Kunden verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Für diese Fälle wird ergänzend ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
5. Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Kontaktdaten, berufliche Kommunikationsdaten, Vertrags- und Kundendaten, Buchungs- und Teilnehmerdaten, Rechnungs- und Zahlungsinformationen, Nutzerkonten, Rollen und Berechtigungen, Login- und Zugriffsdaten, technische Browser- und Gerätedaten, IP-Adresse, Referrer, Server-Logdaten, Newsletterdaten, Kommunikationsinhalte, Supportinformationen, Feedbackdaten, Inhaltsdaten, Uploads, Prompts, KI-Eingaben, KI-Ausgaben, Projektdaten, PDF-Exporte, Nutzungs- und Logdaten sowie Sicherheitsereignisse.
6. Websitebesuch, Server-Logdaten und interner Bereich
Der Besuch der Website ist grundsätzlich ohne direkte Angabe personenbezogener Daten möglich. Technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten sowie Referrer können verarbeitet werden, um die Website auszuliefern, die Infrastruktur zu schützen, Angriffe zu erkennen und die Website statistisch bzw. technisch zu verbessern. Nach der bestehenden Website-Fassung werden Daten im Normalbetrieb 7 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht; bei Angriffen werden relevante Daten so lange aufbewahrt, wie dies zur Analyse und Aufklärung erforderlich ist.
Der interne Bereich der Website ist nur nach Anmeldung zugänglich. Daten aus Anmeldevorgängen werden verarbeitet, um die Zugriffserlaubnis zu prüfen und die Infrastruktur vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der Schutz interner Informationen und Systeme.
7. Kontaktformular, Anfragen und Geschäftskommunikation
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Nach der bestehenden Website-Fassung können reine Anfragedaten zur kompetenten Folgekommunikation 6 Jahre gespeichert werden; bei Vertragsbezug können Daten bis drei Jahre über das Jahresende hinaus, in dem der Vertrag endet, gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Handels- und Geschäftsbriefe sowie steuerlich relevante Unterlagen, bleiben unberührt und können bis zu 10 Jahre betragen.
8. GlasAkademie, Schulungen, WebSeminare und Veranstaltungen
Für Buchung, Organisation und Durchführung von Schulungen, WebSeminaren, Inhouse-Formaten, Workshops und Veranstaltungen verarbeiten wir insbesondere Ansprechpartnerdaten, Teilnehmerdaten, Unternehmen, Funktion, Kontaktdaten, Buchungsinformationen, Anwesenheits- und Teilnahmeinformationen, technische Zugriffsdaten bei Online-Formaten, Feedback sowie abrechnungsrelevante Daten. Zwecke sind Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Veranstaltungsorganisation, Teilnehmerkommunikation, Qualitätssicherung, Nachweis der Teilnahme, Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.
Bei WebSeminaren können Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams oder vergleichbare Dienste eingesetzt werden. Dabei können Name, E-Mail-Adresse, Verbindungsdaten, Chatbeiträge, Audio- und Videodaten sowie technische Nutzungsinformationen verarbeitet werden. Aufzeichnungen erfolgen nur, wenn dies vorher angekündigt wurde und eine geeignete Rechtsgrundlage vorliegt.
9. nexmaster.ai und KI-gestützte Funktionen
Bei Nutzung digitaler Plattform- oder KI-Funktionen werden Eingaben, Uploads, Prompts, Projektdaten, generierte Antworten, Auswertungen, Quellenhinweise, PDF-Exporte, Nutzungsdaten und technische Protokolle verarbeitet, um die gebuchten Funktionen bereitzustellen, Ergebnisse zu erzeugen, Support zu leisten, Fehler zu analysieren, Sicherheit zu gewährleisten und die vertragliche Leistung zu erbringen. Je nach Konstellation erfolgt die Verarbeitung als Verantwortlicher oder im Auftrag des Kunden nach Art. 28 DSGVO.
Nutzer sollen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, Gesundheitsdaten, Bewerberdaten, private Informationen, vertrauliche Drittunterlagen, Geschäftsgeheimnisse oder sonstige sensible Inhalte eingeben, sofern dies nicht ausdrücklich vorgesehen, vertraglich geregelt und datenschutzrechtlich zulässig ist. Kundendaten werden nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart oder vom Kunden freigegeben wurde.
10. Newsletter und werbliche Kommunikation
Für Newsletter verarbeiten wir die hierfür angegebenen Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse und ggf. weitere freiwillige Angaben. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über einen Abmeldelink im Newsletter oder durch Kontaktaufnahme. Für geschäftliche Bestandskundenkommunikation zu ähnlichen eigenen Leistungen kann Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO einschlägig sein, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
11. Cookies, Einwilligungsmanagement und Wiedererkennung
Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen. Technisch notwendige Cookies dienen insbesondere der Bereitstellung von Funktionen und Einstellungen. Analyse- oder Wiedererkennungstechnologien werden nur eingesetzt, soweit hierfür eine wirksame Einwilligung erteilt wurde. Nach der bestehenden Website-Fassung wird die Einwilligung technisch über ein Cookie verwaltet; Nutzer können Cookies über den Browser löschen oder blockieren, wobei einzelne Funktionen eingeschränkt sein können.
12. Webanalyse: Google Analytics
Nach der bestehenden Website-Datenschutzerklärung wird Google Analytics des Unternehmens Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, genutzt, um die Website zu verbessern. Tracking erfolgt nur nach Einwilligung. Die IP-Adresse wird technisch in Europa gekürzt; gleichwohl kann eine Verarbeitung bzw. Übermittlung im Zusammenhang mit Google-Diensten auch die USA betreffen. Vor Veröffentlichung dieser aktualisierten Fassung sind die konkrete Google-Analytics-Version, Mess-ID, Consent-Mode-Konfiguration, Speicherdauer, Drittlandgarantien und Auftragsverarbeitungsbedingungen zu prüfen.
13. Externe Inhalte: Karten, Videos und Links
Die bestehende Website-Datenschutzerklärung nennt externe Inhalte wie Social-Media-Buttons, Videos, Kartenanzeigen und Verweise auf andere Webseiten. Werden solche Inhalte aktiv angeklickt oder geladen, können externe Anbieter insbesondere die IP-Adresse und die Information über den Besuch unserer Website erhalten. Für OpenStreetMap wird beschrieben, dass eine Verbindung erst beim Anklicken der statischen Karte aufgebaut wird. Für YouTube-Videos sind die konkret eingebundenen Videos, Einbettungsoptionen und Datenschutzhinweise vor Veröffentlichung zu prüfen.
14. Empfänger und Dienstleister
Empfänger personenbezogener Daten können je nach Leistung insbesondere Hosting- und Rechenzentrumsdienstleister, IT- und Plattformdienstleister, Videokonferenzanbieter, Newsletter- und E-Mail-Dienstleister, CRM- und Buchhaltungsdienstleister, Zahlungsdienstleister, Support- und Wartungsdienstleister, KI- und Sprachmodelldienstleister, Analyseanbieter, externe Referenten, Rechts- und Steuerberater sowie Behörden sein, soweit dies erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.
15. Drittlandübermittlungen
Grundsätzlich soll die Verarbeitung im Rahmen der DSGVO und des deutschen Datenschutzrechts erfolgen. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nur statt, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere durch Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien. Die bestehende Website-Fassung beschreibt, dass Drittlandübermittlungen nicht geplant sind, aber bei externen Inhalten bzw. einzelnen Anbietern vorkommen können. Für neue Plattform-, KI- und Analyse-Dienste ist die tatsächliche Dienstleisterliste gesondert zu dokumentieren.
16. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Ergänzend gelten gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- und Verjährungsfristen. Server- und Sicherheitsdaten werden nach der bestehenden Website-Fassung im Normalbetrieb regelmäßig nach 7 Tagen gelöscht; reine Kontaktanfragen können zur Folgekommunikation 6 Jahre gespeichert werden; vertragsbezogene Daten können nach Vertragsende für die Dauer gesetzlicher Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gespeichert werden; handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen können bis zu 10 Jahre aufzubewahren sein. Nutzer-, Projekt-, Upload-, Prompt- und Outputdaten digitaler Angebote werden nach Maßgabe des jeweiligen Vertrags, der Plattformkonfiguration und ggf. des AVV gelöscht oder zurückgegeben.
17. Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere SSL-/TLS-gesicherte Datenübertragung, Zugriffsschutz, Rollen- und Berechtigungskonzepte, gesicherte Rechenzentren bzw. Dienstleister, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Backup- und Wiederherstellungskonzepte, Vertraulichkeitsverpflichtungen, Dienstleisterkontrolle, Systemaktualisierungen, Löschkonzepte und Incident-Response-Prozesse. Ein absolut lückenloser Schutz bei Datenübertragungen kann technisch nicht garantiert werden.
18. Profiling und automatisierte Entscheidungen
Nach der bestehenden Website-Datenschutzerklärung findet auf der Website kein Profiling und keine automatische Entscheidungsfindung auf Basis personenbezogener Daten statt. Auch KI-gestützte Funktionen von nexmaster.ai dienen der Unterstützung und Vorbereitung menschlicher Entscheidungen; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung findet nicht statt, sofern nicht ausdrücklich gesondert informiert wird.
19. Bereitstellungspflicht
Die Bereitstellung bestimmter Daten kann technisch oder vertraglich erforderlich sein. Ohne IP-Adresse kann die Website nicht ausgeliefert werden; ohne erforderliche Kontakt- oder Buchungsdaten können Anfragen, Newsletteranmeldungen, Schulungsbuchungen, Plattformzugänge oder Vertragsleistungen ggf. nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung rein websitebezogener Daten besteht grundsätzlich nicht, sofern nicht besondere gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten eingreifen.
20. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen, Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen richten Sie bitte an info@flachglas-markenkreis.de oder an die oben genannten Kontaktdaten.
21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website oder in der jeweiligen Plattform bereitgestellt.